Servicii de prelucrare arhivistica si depozitare arhive

    De ce DOX

   Societatea noastra este prezentă pe piață de mai mult de 15 ani desfășurând activitați prestate în principal companiilor. În gama de activitați se regăsesc servicii profesionale de arhivare precum și  consultanță în sfera eficientizării activității economice și a îmbunătățirii rezultatelor financiare  prin reducerea costurilor și controlling. 

   Alinierea la reglementările europene – Rezoluția Consiliului UE din 6 mai 2003 asupra Arhivelor din statele membre (2003/C113/02), transpusa prin pachetul legislativ publicat pe parcursul anului 2013- impune cerinte legale deosebite in organizarea si pastrarea arhivei fiecarei organizatii creatoare si detinatoare de arhive, mai exact oricarei persoane juridice emitenta de documente. Legea nr. 138/2013 (cu intrare in vigoare in mai 2014),  prevede obligativitatea de a organiza arhiva proprie conform instructiunilor subsecvente.

   Mai multe informatii pe www.arhive-dox.ro

Unde ne gasiti

Adresa:

Str. Vadului, Nr. 5, Bistrita, Jud. Bistrita-Nasaud

Telefon:

0744.660.037

0741.635.212

E-mail:
office@arhive-dox.ro

gabriela.malinas@yahoo.com

   Servicii DOX

   Nomenclator arhivistic

   Nomenclatorul arhivistic se poate defini ca un tabel sistematic in care se inscriu, conform  structurii organigramei, unitatile arhivistice concepute pe probleme si termnene de pastrare, fiind un instrument de lucru indispensabil in organizarea unei arhive.

   Atunci cand la intocmirea Nomenclatorului arhivistic se intampina dificultati, echipa noastra prin profesionalismul si experienta sa acorda sprijin de specialitate in depasirea oricaror erori care ar putea sa apara in aceasta etapa.

   Constituire Dosar

   Conform cerintelor legale, documentele se grupeaza in unitati arhivistice anual, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul arhivistic, in al doilea an de la constituire.
Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt.

   Ordonare Documente

   Documentele care se gasesc in arhiva neconstituite conform nomenclatorului, se ordoneaza, inventariaza si selectioneaza avand in vedere urmatoarele:

   •  determinarea apartenentei la fond ( fondarea ), tinandu-se seama de denumirea destinatarului, ștampila de inregistrare, rezolutie sau note tergale, continutul actului;
   •  ordonarea documentelor in cadrul fondului, dupa un criteriu stabilit ( pe an si compartimente de munca, iar in cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente si ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic, etc. ).
   In cazul in care un dosar cuprinde documente din mai multi ani se ordoneaza la anul cel mai vechi al dosarului, fara a se lua in consideratie datele documentelor anexate.
   In cazul in care documentele nu sunt constituite in dosare ( foi volante ), ordonarea acestora se executa dupa criteriul cronologic, iar apoi se grupeaza pe probleme, in dosare .
   Pe parcursul ordonarii documentelor fara evidente, se separa documentele de acelasi fel, cu termene de pastrare 1 – 5ani, in vederea eliminarii lor globale, cu ocazia selectionarii, la expirarea termenului de pastrare.

   Legarea dosarelor

Pentru efectuarea acestei operatiuni se folosesc prese de legatorie confectionate din lemn special, coperti din carton cu micro-ondula si sfoara din canepa.
Dupa ordonare, documentele se aranjeaza in interiorul copertilor, se preseaza cu ajutorul presei de legatorie, se gauresc cu ajutorul unui dispozitiv special si se leaga cu sfoara din canepa.
La solicitarea beneficiarului, la inceputul dosarului se poate atasa o fila opis, in care sa fie consemnate documentele din cuprinsul dosarului.
Conform legislatiei in vigoare un dosar astfel constituit, nu poate depasi 250 – 300 file. In situatia in care exista mai multe file, se constituie mai multe volume.

   Certificarea dosarelor

   Dupa efectuarea operatiunii de legare a dosarelor, se efectueaza certificare acestora, in cadrul carei operatiuni se desfasoara urmatoarele activitati:
   •   se numeroteaza fiecare fila a dosarului;
   •   se certifica prin semnatura si ștampila.

   Selectionare Documente

   Selectionarea documentelor este operatiunea arhivistica de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie in vederea pastrarii permanente a celor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si eliminarii celor lipsite de importanta.
   Operatiunea se aplica unitatilor arhivistice aflate in depozit de arhiva si a caror termen de pastrare a expirat.
   Selectionarea se desfasoara in mai multe etape; o atentie deosebita va fi acordata acelor unitati arhivistice care au alaturi un nomenclator arhivistic cu termenul de pastrare si mentiunea „comisie de selectionare”.

   Inventariere

   Este operartiunea arhivistica de luare in evidenta a unitatilor arhivistice dintr-un fond, o parte din fond sau colectie, dupa ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic.

La inceputul anului, fiecare compartiment isi inventariaza unitatile arhivistice create in decursul anului precedent. U.a. incheiate, certificate cu toate datele de pe coperta, corect completate, se grupeaza pe termene de pastrare iar in cadrul fiecarei grupe de termene se aseaza mai intai dosarele, apoi registrele, condicile sau alte documente preconstituite.
Se ia in evidenta fiecare u.a. in parte prin completarea rubricilor formularului de inventar.